Problema prototípico
PROGRAMA DEL EVENTO
Desarrollo
Presentación.
Las bodas son un evento social en el que se lleva a cabo la unión de dos personas, se celebran de diversas formas, es decir, por medio de rituales o por las diferentes religiones (católica, cristiana, judía, etc.). También se llevan a cabo legalmente (unión civil), está es celebrada por un juez, y se puede realizar en el registro civil o en el lugar que soliciten los novios.
La planeación de una boda requiere de tiempo, organización y creatividad, regularmente era organizada por los familiares de los novios o por los mismos novios, y en su mayoría eran exitosos. Pero también existían los eventos en los que algo no salía bien (comida insuficiente, espacios reducidos, decoración inadecuada o peligrosa, etc.).
De acuerdo con la información proporcionada en la página web de la Escuela Mare Nostrum Business School (2022), se dice que en la década de los 50 en Estados Unidos, surgió el concepto de Wedding Planner, que precisamente se dedica a la planeación, organización y ejecución de una boda. Este concepto se ha ido adoptando en México, y aunque no es muy común casarse en la actualidad, lo cierto es que quién lo hace lo quiere hacer con un Wedding Planner, porque prácticamente se encarga de todo lo que conlleva el realizar una boda.
De acuerdo con la información proporcionada por la Secretaría de Turismo (SECTUR) en el año 2021, los destinos turísticos que tienen más aceptación en este tipo de eventos son Aguascalientes, Guanajuato, Huatulco, Jalisco, Michoacán, San Miguel de Allende, Querétaro y Veracruz. La mayoría de las bodas se llevan a cabo en los salones de eventos de los hoteles, esto es porque los hoteles ofrecen todos los servicios para la realización de estos eventos, como lo son el banquete, los meseros, la música, la iluminación, maestro de ceremonias, etc.).
La realización de un evento requiere de diversos elementos, acciones y servicios para ejecutarse correctamente. Se debe cuidar hasta el más mínimo detalle, ya que una mala organización lo puede llevar al fracaso y crear una mala reputación para el planeador o para la empresa a cargo.
Descripción
El día 24 de junio del año 2023 a las 16:00 horas. Se llevará a cabo un evento de boda en el estado de Oaxaca, específicamente en el Salón Tututepec del Hotel Oaxaca Real. Dicha organización será responsabilidad de las Wedding Planner, Adriana Consuelo Huerta, Ana Patricia Saldaña y Mariana Servín. En el salón del hotel se realizará el evento civil y la celebración de la misa, así como también se servirá el banquete, el cual está contemplado para 104 invitados. El menú será un menú tradicional tomando como base la comida regional oaxaqueña (ver anexo 1).
Lugar de realización
El evento se realizará en el Salón Tututepec que se encuentra dentro del Hotel Oaxaca Real, ubicado en C. Manuel García Vigil 306, Centro, Oaxaca de Juárez, Oaxaca. El salón Tututepec tiene una capacidad para 230 personas, cuenta con aire acondicionado, tarima y pista de baile. La decoración de este será con artesanías del estado de Oaxaca. En los anexos 2 y 3 se puede consultar la ubicación geográfica del hotel, el archivo fotográfico del hotel y el salón donde se realizará la boda.
Responsables del evento
Las responsables del evento son las wedding planners:
Adriana Consuelo Huerta, quién será la encargada del trato con proveedores, ubicados en la Ciudad de México y en Oaxaca.
Adriana Saldaña Guzmán, quién será la encargada de verificar el contenido de las invitaciones digitales, así como el que se entreguen a todos los invitados y confirmar su asistencia.
Mariana Servín Reyes, quién será la encargada del trato con hotel y con el salón donde se realizará el evento, el cual se encuentra dentro de las instalaciones del hotel.
Ana Patricia Saldaña José, quién será la encargada del trato con los novios y familiares de estos.
Se encargarán de la planeación, organización y ejecución del evento (traslado de invitados, hospedaje, coordinarán que el salón de eventos cumpla con los servicios solicitados, trámites, etc.)
Proveedores
Aspectos legales
Trámites y pagos para la ceremonia civil. (Se dará a conocer el procedimiento que deben seguir, pero serán realizados por los novios)
Trámites y pagos para la ceremonia religiosa por la iglesia católica. (Serán realizados por los novios)
Contratos con los prestadores de servicios de hospedaje, transportación, salón de eventos y pastelería.
Organización
Organización
Definir qué tipo de evento se realizará
Plática con los novios para conocer su presupuesto y lo que buscan para su evento.
Definir la fecha y horario del evento.
Definir el sitio para realizar el evento.
Definir el tipo de ceremonia (civil, religiosa o ambas) y donde se llevarán a cabo.
Conocer la lista de invitados preliminar.
Planeación
Coordinación y organización del equipo (asignación de funciones y actividades a cada uno de los integrantes).
Investigar e identificar a los proveedores necesarios para la realización del evento.
Hotel
Salón de eventos
Transporte
Vestido y traje de bodas
Ramo de novia
Pastelería
Diseñadora de imagen
Salón de belleza
Invitaciones digitales
Solicitar las cotizaciones con cada proveedor de acuerdo a los servicios que se requieren.
Autorización de las cotizaciones por parte de los novios.
Contratación de proveedores y prestadores de servicios.
Realizar el anticipo a proveedores y prestadores de servicios.
Asesoramiento en la elección del vestido y traje.
Acudir con los novios al hotel donde se realizará la boda.
Definir los detalles de la decoración del salón
Realizar la degustación de opciones de platillos para el banquete.
Diseñar y enviar las invitaciones de boda. En el anexo 4 se muestra la invitación que se enviará a los invitados.
Compra del vestido de novia, ramo y traje del novio.
Elaborar la lista final con las confirmaciones y declinaciones de los invitados.
Realización de tratamientos estéticos a los novios con el salón de belleza contratado.
Definir y ultimar detalles con el hotel para la asignación de habitaciones y mesas a los invitados en salón de eventos.
Confirmación de los tiempos de llegada para el día de la boda de cada proveedor (pastelería, transporte, asesores de imagen, estudio de foto y video, etc.).
Confirmar con el transporte el horario en el que se trasladará a los novios e invitados.
Recoger el vestido y el traje.
Examinar cada factura que realizan las personas que prestan el servicio y llevar una contabilidad de cada gasto.
Ejecución
Traslado de los invitados desde la Ciudad de México al Hotel Oaxaca Real ubicado en Oaxaca. (1 día antes de la boda)
Asignación de habitaciones para los invitados.
Verificar que la decoración del salón Tututepec sea la escogida por los novios.
Ensayo de la ceremonia (1 día antes de la boda)
Recordar a los invitados que antes de que comience la boda pueden seleccionar un desayuno americano o de la región en el restaurante del hotel (24 de junio de 2023 de 07:00am a 11:00am)
Realización del evento el 24 de junio de 2023 con lo solicitado por los novios y en el horario establecido en el programa del evento.
Llegada los asesores de imagen
Sesión de fotos de los novios.
Recepción de los invitados y asignación de lugares en el salón.
Ceremonia religiosa.
➢Inicio y entrega de la novia
➢Votos
➢Cantos
➢Intercambio de argollas de matrimonio
Ceremonia civil.
Acomodo de los invitados a sus lugares asignados para el banquete.
Brindis
Banquete.
Primer baile de los novios.
Lanzamiento de ramo y de la liga.
Sesión de fotos con los invitados.
Cortar el pastel.
Continuación del baile.
Revisar la llegada de los proveedores (Asesores de imagen, pastelería, estudio de foto y video, etc.) en tiempo y forma.
Controlar que lo que se sirve (menú y bebidas) el día de la boda fue lo autorizado y contratado.
Dar por terminado el evento el 24 de junio de 2023 a las 23:00.
Recordar a los invitados que pueden seleccionar un desayuno americano o de la región en el restaurante del hotel (25 de junio de 2023 de 07:00am a 11:00am)
Traslado de los invitados a la Ciudad de México (25 de junio de 2023)
Entrega del álbum de fotos y el video de la boda
Evaluación
Realizar la evaluación del evento, pedir una retroalimentación a los contratantes, el desempeño de las organizadoras y los proveedores contratados para identificar las áreas de oportunidad.
Programa del evento
El programa comienza a las 9:00 horas, llegarán los asesores de imagen directamente a la habitación de la novia para arreglarla a ella y a sus damas de honor.
A la misma hora los responsables del acomodo y decoración de la boda religiosa, civil y el banquete harán lo necesario para que todo quede de acuerdo a lo solicitado por los novios.
A las 13:00 horas será la sesión de fotos de los novios.
A las 14:00 horas empezarán a llegar los invitados y serán asignados a sus lugares.
A las 15:00 horas dará inicio la ceremonia religiosa.
Inicio y entrega de la novia
Votos
Cantos
Intercambio de argollas de matrimonio
A las 16:00 horas dará inicio la ceremonia civil.
A las 17:40 horas pasarán los invitados a sus lugares asignados para el banquete.
A las 18:00 horas palabras de la pareja y brindis
A las 18:10 horas se servirá el banquete.
A las 19:00 horas se abrirá la pista de baile con los novios.
A las 19:30 horas será el lanzamiento de ramo y de la liga.
A las 19:45 horas será la sesión de fotos con los invitados.
A las 20:15 horas se cortará el pastel.
A las 20:45 horas continuación del baile.
A las 23:00 horas termina el evento.
Presupuestos
En el Anexo 5 se pueden consultar las cotizaciones de cada uno de los servicios que se van a contratar.
Gastos de boda en Oaxaca con fecha de 24 de junio de 2023
Calendario de actividades
Bibliografía
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-Celis, F. (14 de febrero de 2019). Hay menos bodas, pero más trabajo, para los ‘wedding planners’ en México. Recuperado el 19 de junio de 2022 de https://www.forbes.com.mx/hay-menos-bodas-pero-mas-trabajo-para-los-wedding-planners-en-mexico/
-Foriu. (2022). Servicios de belleza. Recuperado el 22 de junio de 2022 de https://foriu.mx/
-Gaby Alviso. Consultora en Imagen Personal. Recuperado el 22 de junio de 2022 de https://www.alvisogaby.com/
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-Hockerty. (2022). Boda. Recuperado el 22 de junio de https://www.hockerty.com/es-mx/hombre/traje-novio/
-Hotel Oaxaca Real. (2022). Eventos. Recuperado el 14 de mayo de 2022 de https://www.oaxacareal.com/es/events
-Hotel Oaxaca real. (2022). Recuperado el 22 de junio de 2022 de https://www.bodas.com.mx/hoteles-para-bodas/hotel-oaxaca-real--e108090
-Inbodas. (2022). Somos especialistas en la organización de bodas. Recuperado el 19 de junio de 2022 de https://www.inbodas.com/quienes-somos/
-JJ´s House. (2022). Boda. Recuperado el 22 de junio de 2022 de https://www.jjshouse.com/es/wedding-dresses-c2/?gclid=Cj0KCQjwntCVBhDdARIsAMEwACknmezJV1nztj_bI917nwn6Yr7uIUW8rrvuH1AIXeqafKYTwpWiTDEaAoXeEALw_wcB
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-Larousse Cocina. (2022). Mole coloradito. Recuperado el 22 de junio de 2022 de https://laroussecocina.mx/palabra/mole-coloradito-o-coloradito/
-Larousse Cocina. (2022). Nicuatole. Recuperado el 22 de junio de 2022 de https://laroussecocina.mx/palabra/nicuatole/
-Nuestra boda en línea. Invitaciones digitales. (2022). Recuperado el 15 de mayo de 2022 de https://nuestrabodaenlinea.com/
-Oaxaca.gob.mx. (2022). Tarifas. Recuperado el 14 de mayo de 2022 de https://www.oaxaca.gob.mx/civil/tarifas/
-Secretaría de Relaciones Exteriores. (24 julio de 2015). Trámites de registro civil. Gobierno de México. Recuperado el 26 junio de 2022, de https://www.gob.mx/sre/acciones-y-programas/tramites-de-registro-civil
-Secretaría de Turismo. (07 de abril de 2021). Turismo de Romance. Recuperado el 19 de junio de 2022 de https://www.gob.mx/sectur/documentos/turismo-de-romance
-Tartamiel. (2022). Pasteles. Recuperado el 22 de junio de 2022 de http://tartamiel.com/
Anexos
Anexo 1 Menú 3 Tiempos
Menú Crema de Chapulines
Fuente: www.bodas.com (2022) Fuente: www.sibaris.com (2022)
Mole Coloradito Nicuatole
Fuente: www.gourmetdemexico.com Fuente: www.teinvitoaoaxaca.com
Anexo 2 Hotel Oaxaca Real
Fuente: www.oaxacareal.com (2022) Fuente: www.oaxacareal.com (2022)
Fuente: www.oaxacareal.com (2022) Fuente: www.oaxacareal.com (2022)
Fuente: www.oaxacareal.com (2022) Fuente: www.oaxacareal.com (2022)
Anexo 3 Salón de eventos Tututepec
Fuente: www.bodas.com (2022) Fuente: www.bodas.com (2022)
Fuente: www.bodas.com (2022) Fuente www.bodas.com (2022)
Fuente: www.bodas.com (2022) Fuente: www.bodas.com (2022)
Anexo 4 Invitaciones
Anexo 5 Cotizaciones
Tarifas Registro Civil
Fuente: www.oaxaca.gob
Habitación estándar cuádruple Desayuno
Fuente: www.oaxacareal.com Fuente: www.oaxacareal.com
Estilista
Fuente: https://foriu.mx/#events
Pastel 3 leches Asesoría de Imagen
Fuente: www.tartamiel.com Fuente: www.personalshopperstyle.com
Fuente: https://nuestrabodaenlinea.com/ Fuente: www.hockerty.com
Vestido y Ramo
Fuente: www.jjshouse.com
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